Питання-відповіді

Ні, не можна. Запит повинен бути письмовим (електронним чи паперовим).

Запити можна надсилати:

• електронною поштою;
• поштовим відправленням;
• подати особисто у приміщенні архіву.

Адреси для надсилання запитів дивіться у розділі Контакти.

Детальні Правила складання запитів подані у розділі Громадянам.

Якщо хочете відповідь на запит забрати з архіву особисто — зазначте «Не відправляти».

Архівні довідки та архівні витяги оформляються на бланку ГДА Міноборони або Львівського чи Одеського ТАВів в одному примірнику, засвідчуються підписами визначених посадових осіб і відбитком гербової печатки.

Підготовлені архівні довідки, архівні витяги з архівних документів, архівні копії архівних документів надсилаються виключно у паперовому вигляді поштовим відправленням (вимоги постанови Кабінету Міністрів України від 13 січня 2023 року № 111) по реєстрах через Фельд’єгерсько-поштового зв’язку Генерального штабу ЗСУ у відповідні відділення Укрпошти, з позначкою «Р» (рекомендований лист). На конверті для фізичних осіб зазначається номер мобільного телефону (якщо був зазначений у запиті).

Відправлення здійснюється двічі на тиждень (у понеділок та четвер).

Інформаційний лист або роз’яснення, що містить інформацію про наявні відомості з певного питання (тематики), а також інформацію щодо умов користування документами та використання відомостей, що в них містяться, можуть бути відправлені як поштовим відправленням на поштову адресу, зазначену у запиті, так і на електронну пошту громадянина, який зробив запит.

ГДА Міноборони здійснює підготовку архівних довідок, у тому числі й підтвердження строкової військової служби виключно на підставі архівних документів, що знаходяться на зберіганні у ГДА Міноборони. В архівні довідки включається тільки та інформація, яка міститься в архівних документах, на підставі яких здійснюється підготовка архівних довідок.

Зазвичай, документи військових частин радянського періоду знаходяться на зберіганні в Центральному архіві Міністерства оборони рф (м. Подольск).

Відповідно до вимог Порядку надання та позбавлення учасника бойових дій осіб, які захищали Незалежність, суверенітет та територіальну цілісність України і брали безпосередню участь в антитерористичній операції, забезпеченні її проведенні чи у здійсненні заходів із забезпечення національної безпеки і оборони, відсічі і стримуванні збройної агресії Російської Федерації в Донецькій та Луганській областях, забезпеченні їх здійснення, у заходах, необхідних для забезпечення оборони України, захисту безпеки населення та інтересів держави у зв'язку з військовою агресією Російської Федерації про України, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України у редакції від 12.07.2024 № 837 (із змінами) (далі - Порядок), довідка за формою визначеною в додатку 6 до Порядку ГДА Міноборони не видається.

Таку довідку видає військова частина, у разі її відсутності правонаступник, в якій військовослужбовець проходив службу та/або приймав безпосередню участь у бойових діях.

ГДА Міноборони здійснює підготовку архівних довідок про проходження військової служби та безпосередню участь військовослужбовців у бойових діях при наявності у запитах точних пошукових даних (повне найменування військових угрупувань, точного періоду (у форматі число, місяць, рік), номери та дати наказів та бойових розпоряджень (за наявності)).

Для підготовки архівної довідки про безпосередню участь в антитерористичній операції у запитах обов'язково потрібно зазначати точний період участі (у форматі число, місяць, рік) та найменування сектору.

Так, потрібен. Офіційний запит на адресу керівництва архіву є підтвердженням Вашого наміру про користування документами у читальних залах ГДА Міноборони, що своєю чергою обґрунтовує необхідність надання Вам документів у тимчасове користування.

Особи, які отримали підтвердження свого запиту для відвідування читального залу повинні:

• надати документ, що посвідчує особу, або пред'явити електронний документ через мобільний застосунок Єдиного державного вебпорталу електронних послуг «Дія»;
• ознайомитися з Порядком роботи користувачів у читальних залах ГДА Міноборони;
• заповнити заяву користувача (можна попередньо надіслати поштою, зокрема електронною).

Для користування документами, щодо яких юридичні чи фізичні особи, які передали їх на зберігання, встановили певні обмеження доступу, додатково потрібно надати відповідний лист-доручення або лист-згоду від фондоутворювачів чи їх правонаступників.

Детальніше читайте у розділі Порядок надання доступу до документів.

У читальних залах за окрему плату ви можете замовити паперові копії архівних документів, друкованих видань та довідкового апарату до документів або цифрові копії цих документів шляхом сканування.

Пунктом 3 наказу Міністерства оборони України від 14.10.2024 № 687 внесено зміни до Інструкції з організації обліку особового складу в системі Міністерства оборони України, затвердженої наказом Міністерства оборони України від 15 вересня 2022 року № 280, зареєстрованої в Міністерстві юстиції України 14 листопада 2022 року за № 1407/38743. Відповідно до нової редакції, до 01 січня 2026 року суб’єкти ведення обліку особового складу Міністерства оборони України, Збройних Сил України та Державної спеціальної служби транспорту, які здійснювали облік особового складу в паперовій формі, здійснюють передачу на зберігання до Галузевого державного архіву Міністерства оборони України документів з обліку особового складу в паперовій формі.

Заходи, які передують безпосередній передачі на зберігання до ГДА Міноборони документів з обліку особового складу в паперовій формі:

1. Підготовка документів до передачі їх на зберігання до архіву (згідно п. 7.8 Інструкції з діловодства у ЗС України, затвердженої наказом Головнокомандувача Збройних Сил України від 31.01.2024 № 40 (зі змінами), далі – Інструкція).
2. Складання описів справ (п. 6.3 Інструкції).

Здавання документів здійснюється відповідно до Плану графіка (п. 8 Інструкції), робота над яким розпочнеться після скасування воєнного стану; при цьому будуть враховуватися граничні строки зберігання документів у військових частинах/установах (п. 7.6 Інструкції) та наявність вільних площ в архівосховищах ГДА Міноборони.

Відповідно до вимог п. 4.2.1 Інструкції з діловодства у Збройних Силах України, затвердженої наказом Головнокомандувача Збройних Сил України від 31.01.2024 № 40, за обсягом справа, що містить документи постійного та тривалого (понад 10 років) строків зберігання, не повинна перевищувати 250 аркушів (30-40 міліметрів завтовшки).

Справа «Журнал бойових дій» може складатися з декількох частин або томів. Інструкція з діловодства не забороняє формувати справи з різною кількістю аркушів, але не порушуючи вимоги п. 4.2.1.

Приклад оформлення журналу наведено в Таблиці.