Порядок надання доступу до документів

Доступ до архівних документів регламентується низкою вимог, що залежать від мети звернення, статусу користувача та характеру запитуваних матеріалів.

Написання наукових робіт, статей, книг

Для написання наукових робіт, статей, книг обов'язкова наявність:

• мотивованої письмової заяви користувача;
• фотокартки розміром 3x4.

Дозвіл для роботи з архівними документами на один рік від дати реєстрації заяви користувача. У разі необхідності продовжити роботу понад встановлений термін або обрання нової теми роботи, користувачі складають нову заяву, клопотання і отримують новий дозвіл для роботи з архівними документами.

Виконання службових завдань

Для виконання службових завдань обов'язкова наявність:

• службового документа (листа, клопотання, ухвали слідчого судді, суду), що підтверджує повноваження особи (користувача) при виконанні службових завдань;

• клотання, ухвали слідчого судді, суду), що підтверджує повноваження особи (користувача) при виконанні службових завдань;

• документа, що посвідчує особу, або відображення інформації, яка міститься у відповідних документах, в електронній формі з використанням Єдиного державного вебпорталу електронних послуг “Дія”.

Допуск до документів з грифом секретності

Для допуску користувачів для роботи з архівними документами, що мають гриф секретності, необхідно пред’явити:

• припис на виконання завдання, виданий військовою частиною, установою, яка передала секретні документи на зберігання до ГДА Міноборони, а у разі її відсутності – установою вищого рівня, його правонаступника;
• довідку про надання допуску до державної таємниці.

Допуск до документів з грифом «Для службового користування»

Для допуску користувачів до роботи з архівними документами, що мають гриф «Для службового користування» необхідно пред’явити лист установи-розробника архівних документів щодо дозволу ознайомитися з їх змістом або отримати їх копії, у разі якщо такий лист не передавався при здачі документів.

При роботі з архівними документами, що мають грифи секретності або «Для службового користування» користувачі повинні мати чистий робочий зошит для записів.

Користувачам заборонено:

• розголошувати відомості з них іншим особам;

• виписувати в робочі зошити відомості, які не стосуються теми дослідження.

Причини для відстрочки доступу до архівних документів

Підставою для відстрочки доступу користувачів до архівних документів можуть бути:

1. Наявність секретної, службової, конфіденційної інформації в архівних документах.
2. Установлення фондоутворювачем, власником документів, уповноваженою ними особою або їх правонаступником особливих умов користування архівними документами.
3. Необхідність науково-технічного опрацювання, поліпшення фізичного стану, перевіряння наявності та стану архівних документів.
4. Створення фонду користування.
5. Перебування архівних документів у тимчасовому користуванні за межами ГДА Міноборони.