Зразки запитів та правила заповнення
З метою прискорення обробки запитів, які надходять до ГДА Міноборони, зменшення часу на опрацювання та підготовку відповідей на запити необхідно дотримуватися правил щодо складання запитів.
Загальні правила складання запитів
1. Запити надсилаються: поштовим відправлення, електронною поштою або подаються особисто.
2. Запит складається державною мовою, виконуються друкованим способом або розбiрливим почерком.
3. Запит подається окремо на кожну особу. Якщо необхідно отримати інформацію та інших осіб, то відповідно до Закону України «Про захист персональних даних» інформація на третіх осіб без їхньої згоди не надається. У такому випадку до запиту долучається: доручення від особи на яку потрібно надати інформацію, свідоцтво про смерть і т.д.
4. Запит подається окремо по кожній військовій частині, з кожного питання без скорочення слів.
5. У запиті найменування військової частини, організації, установи подається без зазначення почесних найменувань та державних нагород.
Правила заповнення окремих пунктів запиту
Графа 1 – прізвище зазначається державною мовою.
Графа 2 – у разі якщо необхідно надати інформацію за період до 24.08.1991 року то бажано зазначати прізвище, ім’я, ім’я по батькові російською мовою для уточнення правильного написання, оскільки документація військовими частинами (установами) СРСР велась на російській мові.
Графа 3 – прізвище жінок – зазначається дівоче, якщо воно було у запитуваний період.
Графа 5 – зазначають інформацію, яку необхідно підтвердити (приклади):
проходження військової служби (кадрова, строкова, надстрокова, за контрактом);
стаж роботи;
витяги з наказів про зарахування (виключення) до (із) списків особового складу;
призначення на посаду;
присвоєння військового звання;
місце дислокації військової частини, організації, установи;
іншу інформацію.
Графа 11 – зазначається адреса на яку необхідно відправити відповідь. У разі якщо відповідь заберуть особисто, то в графі все одно зазначається адреса та запис «не відправляти, заберу особисто».